> Umfang: Vollzeit > Befristung: ein Jahr > Vergütung: TV-L EG 6 > Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro suchen wir zwei
Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d)
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.
Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Kauffraumann für Büromanagement, Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Verwaltungsprozessen
- Routinierter Umgang mit MS-Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3 oder Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung für Sitzungstermine
- Wünschenswert: Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Hochschulbereich
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge
- Unterstützung der Referentinnen der Vizepräsidentinnen bei administrativen Aufgaben, Geschäftsprozessen und bei der Umsetzung von Maßnahmen
- Organisation von Veranstaltungen
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen
- Medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz
Wir bieten:
- Ein abwechslungsreiches und interessantes Arbeitsumfeld
- Weiterbildung, Gesundheitsmanagement & vielfältige weitere Veranstaltungen im universitären Umfeld
Die Universität Ulm und was wir bieten:
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
> Referenz-Nr.: 26139 > Bewerbungsfrist: bis 11.10.2026
Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.
Ansprechpartner für weitere Informationen:
Anna Wesner, Tel. +49 731 50-22005
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal