> Umfang: Teilzeit 50% > Befristung: unbefristet > Vergütung: TV-L EG 9a > Beginn: 01.06.2026
Für die Nachwuchsakademie ProTrainU suchen wir eine/n
Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.
Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung
- Kenntnisse in Finanzangelegenheiten (Mittelbewirtschaftung sowie Umgang mit Förderprogrammen und entsprechenden Vorgaben)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
- Erfahrungen in der Nachwuchsförderung im universitären Bereich sind von Vorteil
- Erfahrungen mit Verwaltungsvorgängen im öffentlichen Dienst sind wünschenswert
- Freundliches und sicheres Auftreten
- Zuverlässige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
Ihre Aufgaben:
- Administrative Betreuung von Promovierenden und Postdocs einschließlich Gremienorganisation
- Organisatorische Begleitung von Förderprogrammen der Nachwuchsakademie
- Koordination eines strukturierten Onboarding-Prozesses für neue Nachwuchswissenschaftler*innen
- Weiterentwicklung und Erstellung von Informationsmaterial für Nachwuchswissenschaftler*innen
- Administrative Betreuung des Konfliktmanagements im Promotionswesens inkl. des Verfahrens von Preisen für gute Betreuung
- Unterstützung bei Verwaltungsvorgängen und der Koordination von Terminen
Wir bieten:
- Eine vielfältige, abwechslungsreiche Tätigkeit
- Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, kollegialen Team
- Attraktive Weiterbildungsangebote und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Familienfreundliche Rahmenbedingungen und die Möglichkeit zu HomeOffice
Die Universität Ulm und was wir bieten:
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
> Referenz-Nr.: 26041 > Bewerbungsfrist: bis 12.04.2026
Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.
Ansprechpartnerin für weitere Informationen:
Dr. Cornelia Estner, Tel. +49 731 50-36299
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal